تفویض اختیار چیست و چه نکاتی را باید در ارتباط با آن دقت کرد؟

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار به معنای انتقال قدرت به دیگران توصیف کرد. در این حالت فردی که زیردست است با استفاده از قدرتی که به او داده شده، قادر به انجام برخی فعالیت‌های تعریف شده است که پیش‌تر مدیر یا سرپرست یک واحد عهده‌دار انجام آن کارها بودند. به همین دلیل تفویض اختیار را باید یک ابزار مدیریتی کارآمد با هدف افزایش بهره‌وری یک سازما توصیف کرد. فردی که انجام کاری را به دیگری تفویض یا محول می‌کند، درباره پیامد و نتیجه کار محول‌شده، پاسخ‌گو و مسئول است. تفویض اختیار به فرد زیردست که پایین‌تر از مدیر قرار دارد، قدرت تصمیم‌گیری خواهد داشت و تصمیم‌گیری را از سطح سازمانی و مدیریتی، به سطحی پایین‌تر منتقل می‌نماید. البته دقت کنید که تفویض در نقطه مقابل مدیریت خرد است.

مدیریت خرد چیست؟

مدیریت خرد (Micromanagement‎) مدیریت خرد، سبکی از مدیریت است که بر مبنای آن مدیر ارشد، بر فعالیت‌های کارکنان زیرمجموعه خود نظارت می‌کند. استفاده از تکنیک‌های مدیریت خرد همواره با عدم آزادی کارکنان در محیط کار همراه است و به همین دلیل برخی کارشناسان بر این ابور هستند که مدیریت خرد نوعی رویکرد منفی در حوزه مدیریت است. درست است که مدیریت خرد از فناوری به عنوان ابزار ساده‌سازی کارها استفاده می‌کند، اما خودش یک فناوری نیست و دستورالعمل نیست. درست است که مدیریت استراتژیک در گروی مدیریت خرد موفق است، اما مدیریت خرد را نباید یک استراتژی تجاری توصیف کرد. مدیریت خرد فرهنگی را می‌طلبد که اعتماد بین افراد را برای ادراک گروهی و اشتراک‌گذاری خرد بالا ببرد. 

تفویض اختیار چه اهرمی در اختیار مدیران قرار می‌دهد؟

به‌طور کلی، تفویض اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، کار مفید و ارزشمندی است که می‌تواند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند. از سوی دیگر، تفویض اختیار نامناسب و نادرست، در هر دو طرف تفویض (مدیر و زیردست) سردرگمی را به وجود می‌آورد. برخی از کارکنان ممکن است تفویض اختیار را نپسندند و آن‌را خسته‌کننده و سنگین بدانند. تفویض اختیار مؤثر، نیازمند انتخاب فرد مناسب برای انتقال اختیار و قدرت تصمیم‌گیری، اعتماد و باور به آن فرد و دیگر کارکنان، و نیز ارائه منابع و پشتیبانی لازم به فرد مورد نظر و کارکنان دیگر است. تفویض اختیار و قدرت، واگذاری اختیار و قدرت تصمیم‌گیری به فردی در رده پایین‌تر سازمان است و برای انجام درست آن، لازم است اختیار، قدرت و کارهایی که واگذار خواهند شد، دقیقاً مشخص گردند؛ فرد، افراد یا بخشی که کار و مسئولیت را برعهده می‌گیرد، تعیین شود و نسبت به توجیه و تفهیم مسئولیت و الزام به پاسخگویی به فرد یا افراد مورد نظر، اقدام گردد. مدیران مختلف، بسته به شخصیت و سلیقه خود، ممکن است به تفویض اختیار بسیار مایل باشند یا آن را اصلاً نپسندند یا در میانه این پیوستار (طیف) قرار گیرند. در برخی از موارد، در صورت عدم تمایل مدیر به تفویض اختیار، ممکن است سازمان دچار بحران گردد.

آیا تفویض اختیار مهم است؟

یک مدیر تاثیرگذار می‌داند که چگونه باید تفویض اختیار انجام دهد. زمانی که بخشی از کار خود را به دیگری واگذار می‌کنید، وقت خالی برای خود ایجاد می‌کنید و قادر هستید روزانه به کارهای بیشتری رسیدگی کنید. تفویض اختیار صحیح، همراه با به‌کارگیری مجموعه مهارت‌های موجود در اعضا یک تیم، بهره‌وری یک تیم را بیشتر می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد علاوه بر کسب صلاحیت، دانش خود را ارتقا دهند. با این‌حال، برخی مدیران از تفویض اختیار هراس دارند. از مهم‌ترین دلایل در این زمینه به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

برخی مدیران تصور می‌کنند، زمانی که فردی دیگری بابت اتمام یک پروژه تشویق شود، به حاشیه رانده می‌شوند. 

برخی مدیران بر این باور هستند که تیم آن‌ها در حالت عادی بیش از اندازه کار می‌کند و ا افزایش وظایف باعث کاهش راندمان آن‌ها شود. 

برخی بر این باور هستند که اگر به تنهایی کاری را انجام دهند، روند انجام کارها ساده‌تر شده و زودتر به سرانجام می‌رسد. 

مدیران تمایلی ندارند وظایفی که از انجام آن‌ها خوشنود می‌شوند را به دیگران واگذار کنند. 

چه تفاوتی میان تفویض اختیار و تخصیص کارها وجود دارد؟

بیشتر مردم بر این باور هستند که تفویض اختیار و تخصیص کار دو واژه مترادف هستند، اما تفاوت مهمی میان این دو واژه وجود دارد. زمانی که وظیفه‌ای را به شخصی تخصیص می‌دهید، تنها به کارمند زیردست خود دستور می‌دهید عمل خاصی را انجام دهد و کاری که به او اعلام می‌دارید را انجام دهد و کارمندان نیز همین کار را انجام می‌دهند. زمانی که تفویض اختیار صحبت می‌کنید درباره انتقل بخشی از کار خود به دیگران صحبت می‌کنید و دیگر قرار نیست افراد مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها را دریافت کنند. بلکه کارکنان در مقامی قرار می‌گیرند که قادر به اتخاذ تصمیماتی هستند که در قبال پیامدهای تصمیماتی که اتخاذ می‌کنند پاسخ‌گو خواهند بود. 

چگونه تفویض اختیار را به بهترین شکل پیاده‌سازی کنیم؟

اگر بر مبنای دستورالعمل زیر گام بردارید رویکرد تفویض اختیار به شکل باورنکردنی باعث بهبود کار می‌شود. 

1. از نتیجه شروع کنید و به عقب برگردید

زمانی‌که قرار است مسئولیت جدیدی به کارمندی واگذار کنید، این‌کا رار با توضیح این‌که نتیجه کار باید به چه شکلی باشد آغاز کنید. به‌طور مثال، من می‌خواهم شما را به عنوان مسئول فعالیت‌های ایکس انتخاب کنم و هدف فعالیت‌های ایکس تبدیل ABC به DEF در مدت زمان دو هفته است و این‌کار باید به ازای هزینه‌ای کمتر از 100 دلار انجام شود. 

2. به کارمندان استقلال بدهید

تصمیم‌گیری در این زمینه برای بیشتر مدیران سخت است، اما باید بدانید که گاهی اوقات بهتر است در عقب بایستید تا ببنید راه‌حل‌های مختلفی برای حل یک مشکل وجود دارد. بنابراین به کارمندان اجازه دهید راه‌حل مشکلات را خودشان پیدا کنند. 

3. برای برآوردن کردن تقاضا به کارمندان استقلال بدهید

این نکته در ارتباط با تفویض اختیار خیلی مهم است. محول کردن مسئولیت انجام یک وظیفه بدون اعطای اختیار موردنیاز برای تکمیل آن وظیفه تنها باعث می‌شود کارمندان با بار اضافی روبرو شوند. اگر در این زمینه دچار اشتباه شوید، به جای افزایش انگیزه و رضایت شغلی، تنها رنجش کارمندان را به دست می‌آورید.

4. مجموعه مهارت‌های یک کارمند را با شخصیت آن‌ها تطبیق دهید

در این زمینه باید بر مبنای خط‌مشی‌های روان‌شناسی گام بردارید. به‌طور مثال، به یک فرد درون‌نگرا، وظیفه اداره یک جلسه ملاقات را محول نکنید و در مقابل به یک فرد برون‌گرا مسئولیت حسابداری ندهید. باید بدانید که کارمندان‌تان چه تیپ شخصیتی و مجموعه مهارت‌هایی دارند.

5. کارمندان باید به منابع مناسب برای انجام وظایف دسترسی داشته باشند

 باید اطمینان حاصل کنید کارمندانی که قرار است وظایف به آن‌ها محول شود، به زمان، پول، آموزش، منابع، فضای کاری و دریافت کمک از دیگران دسترسی خواهند داشت.

6. نظارت کنید و از مدیریت ذره‌بینی دوری کنید

بهترین راه برای انجام کارها، تعیین یک بازه زمانی با نقاط بازرسی منظم است. رویکرد فوق به کارمندان اجازه می‌دهد در مدت زمان پیشبرد پروژه‌ها، استقلال خود را داشته باشند. بنابراین بدون اعمال مدیریت ذره‌بینی، به کارمندان اجازه دهید سوال بپرسند و در فواصل زمانی معین و برنامه‌ریزی شده نقطه نظارت شما را دریافت کنند. 

7. یک محیط انگیزه‌بخش ایجاد کنید

تنها مدیرانی قادر به تفویض اختیار موفق هستند که می‌دانند چه زمانی کارمندان خود را تشویق یا هدایت کنند، چه زمانی در کار آن‌ها مداخله کنند یا اجازه دهند کار خود را انجام دهند. 

8. در قبال مشاهده اشتباهات صبور باشید 

بدون قبول مخاطرات، هیچ‌گاه به نوآوری دست پیدا نمی‌کنید، بنابراین اگر اشتباهی را مشاهده کردید، صبور باشید و از اشتباهات به عنوان اهرمی برای یادگیری استفاده کنید. 

9. ابتدا کارهای کوچک را واگذار کنید

اگر در این زمینه تردید دارید، ابتدا وظایف و کارهای کوچک را محول کنید که طفره رفتن از انجام آن‌ها غیر ممکن است. وظایفی که ضروری و فوری نیستند. بهتر است ابتدا به سراغ واگذاری وظایف نسبتا ساده بروید. به‌طور مثال، آماده‌سازی یک فایل اکسل از حساب‌های شرکت و کدگذاری رنگی آن‌ها از جمله وظایف ساده هستند. 

10. تخصیص وظایف وقت‌گیر و نیازمند آموزش

در ادامه به سراغ وظایف مهمی بروید که اغلب پیچیده هستند. به‌طور مثال، می‌تواندی 80 درصد کارها را خودتان انجام دهید و زمانی که همه چیز روی روال قرار گرفت گام‌های بعدی که شامل تایید انجام کارها را به افراد شایسته واگذار کنید. علاوه بر این وظایفی که نیازمند آموزش هستند در نگاه اول پیچیده به نظر می‌رسند، اما امکان انجام آن‌ها با سهولت فراهم است. به‌طور مثال، به منشی خودیاد دهید چگونه فایل ارائه در جلسه ماهانه را آماده کند و این فایل را برای سایر اعضا ارسال کند. به این شکل قادر هستید به میزان قابل توجهی در وقت خود صرفه‌جویی کنید. در انتها نیز به سراغ واگذاری کارهایی بروید که خودتان در انجام آن‌ها ضعف دارید یا حساس به زمان هستند. در این زمینه بهتر است وظایف به متخصصان سپرده شود.